Não há como fugir. Os projetos necessitam
que uma série de reuniões sejam realizadas, ao longo de sua execução.
Por mais tímido ou receoso que o
gerente de projeto seja, mais cedo ou mais tarde, ele deverá conduzir uma
reunião com os interessados no projeto. Mas, muitas vezes, estas reuniões
acabam sendo improdutivas e um desperdício de tempo para todos os
participantes.
Então, seguem cinco dicas para
que você realize as suas reuniões de forma mais produtiva e bem sucedida.
Dica Nº 1: Compartilhe a agenda da reunião
Parece incrível, mas mesmo usando
as ferramentas disponíveis atualmente, os gerentes teimam em apenas escrever coisas
que não refletem a essência da reunião que será realizada. Por exemplo, quantas
vezes vemos um assunto da reunião como “Reunião de Alinhamento” e mais nada
escrito.
Prepare uma agenda e compartilhe
com todos antes da reunião. Se possível, dê à equipe a chance de comentar sobre
os temas que serão abordados ou discutidos. Dessa forma, os participantes
poderão informá-lo sobre coisas adicionais que gostariam de falar durante a
reunião ou, no mínimo, se preparar para a reunião. O objetivo de ter uma agenda
é a de manter a reunião no caminho e ter certeza de que nada de importante será
esquecido. Enviando a agenda com antecedência, ajudará os participantes a chegarem
à reunião preparados para discutir os temas.
Dica Nº 2: Armazene documentos de maneira on-line
Geralmente, as reuniões geram documentos
que ajudam ou comunicam os assuntos decididos. Além disso, pode ser necessário
referenciar algum documento gerado, na reunião. Por exemplo, um documento de
requisito gerado pelo projeto pode ser objeto de aprovação na reunião.
A maneira mais fácil para se
certificar de que todos tenham acesso à última versão dos documentos do projeto
é armazená-los em um repositório on-line ou em seu software de gerenciamento de
projetos. Muitas vezes, os documentos são armazenados em algum diretório de um
computador (ou servidor) onde ninguém tem acesso.
O armazenamento de documentos de
forma on-line permitirá que você obtenha os documentos relevantes de sua
reunião, para que você não perca tempo. Assim, os participantes poderão tomar
decisões no tempo correto, porque você será capaz de acessar todas as
informações sobre o projeto a partir da reunião (e não precisará imprimir
cópias e mais cópias do documento e distribuir na reunião. Essa ação também ajuda
na preparação do participante. Caso a reunião seja o momento de aprovação, o
documento poderá ser acessado antecipadamente, para que ele seja lido e
entendido.
E, atualmente, há diversos modos
ou ferramentas, como o Dropbox, Skydrive, Google entre outros.
Dica Nº 3: Reúna-se virtualmente
Com a tecnologia atual, é
possível realizar reuniões com sucesso sem precisar que todos os participantes
estejam juntos em uma única sala. Você pode utilizar um software de colaboração
para realizar essas discussões de forma on-line, para aquelas reuniões que não exijam
que as pessoas estejam fisicamente no mesmo lugar. É lógico que isso não é uma
maneira tradicional de se reunir com a equipe, mas pode ser muito eficaz,
especialmente se você estiver problemas de tempo, deslocamento e custo.
Dica Nº 4: Comece e termine no horário
Tanto na utilização de uma
ferramenta de colaboração, quanto em reuniões onde estão todos juntos em uma
única sala, é extremamente importante que você comece e termine a reunião no
horário planejado. Essa é uma atitude respeitosa com os outros participantes e,
provavelmente, ajudará que você obtenha o máximo da discussão. Vamos supor que você
comece com 10 minutos de atraso e termine 10 minutos mais cedo, porque alguém
importante precisa sair. A sua reunião, de uma hora, terá uma duração real de
40 minutos.
É claro que se você terminar de discutir
todos os temas da agenda e não houver mais nenhuma pendência, você deve
encerrar a reunião e dispensar todos os participantes. Não há nenhum motivo em
postergar o término da reunião, apenas para preencher o espaço de tempo
restante. Mas, se ainda houverem pontos a discutir, quando o horário
determinado para o término chegar, é melhor deixá-los de lado, anotar as
pendências e agendar uma outra reunião.
Dica Nº 5: Emitir a ata (ou o registro) da reunião rapidamente
Finalizada a reunião, você deve
enviar o registro do que foi discutido, na forma de atas. É melhor fazer isso o
mais rápido que puder. Será mais fácil para você, já que se lembrará o que
aconteceu e o que foi acordado e dá, aos participantes, a oportunidade de rever
as observações e fazer comentários, pois eles também se lembrarão do que foi discutido.
Imagine o que acontece se você enviar
uma ata três dias depois que a reunião for realizada. Os participantes até se
lembrarão da reunião, mas os detalhes, o que discutido e as principais
decisões, com certeza não se lembrarão.
O tempo é um dos recursos mais preciosos que possuímos.
Aproveitem essas dicas e não "roube" este recurso das outras pessoas.
Marcelo
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