Frequentemente, me questionam se é possível exibir, no MS-Project, o % concluído planejado de uma atividade ou de um projeto com base em uma data. Essa informação é relevante para podermos identificar se a atividade (ou projeto) em relação à uma data de análise (ou de corte para análise) está atrasada, no prazo ou adiantada. Por exemplo, estou executando uma atividade de 18 dias de duração, que iniciou há três dias, e quero saber qual o percentual de evolução que ela deveria apresentar daqui a 7 dias.
Bom, tenho uma má e uma boa notícia.
A má notícia é que o MS-PROJECT não possui um campo que contempla essa informação.
Basicamente, o MS-Project possui apenas três tipos de % que indica a evolução de uma tarefa:
- % concluído: contêm o status atual de uma tarefa, expresso como o percentual da duração da tarefa que foi concluída. Esse campo é calculado a partir da fórmula ((Duração Real * Duração) / 100)
- % física concluída: mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular custo orçado do trabalho realizado (COTR). Você deve utilizar esse campo para demonstrar a evolução de uma atividade a partir de uma medição do que foi realmente feito.
- % do trabalho concluído: contêm o status atual de uma tarefa, um recurso ou atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho que foi concluído. Esse campo é calculado a partir da fórmula ((Trabalho Real / Trabalho) * 100)
Então, como esses campos são utilizados para obter a evolução real, em tese, não há como obter o percentual planejado.
A boa notícia é que podemos customizar um campo para exibir essa informação e podemos fazê-lo de duas maneiras diferentes.
Mas, antes de mais nada você deve aprender a utilizar o campo "Data de status" do MS-Project.
A primeira forma é sem utilizarmos a linha de base. Essa forma, na minha maneira de pensar, não é a maneira mais correta.
Para isso você irá utilizar a fórmula:
Int(IIf([Data de status]>[Término Agendado];100;IIf([Data de status]<[Início Agendado];0;ProjDateDiff([Início Agendado];[Data de status])/ProjDurValue([Duração Agendada])*100))) & "%"
A segunda forma é utilizando as informações da linha de base. Eu acho que essa é a maneira mais correta.
Para isso, utilize a fórmula:
Int(IIf([Data de status]>[Término Estimado da Linha de Base];100;IIf([Data de status]<[Início Estimado da Linha de Base];0;ProjDateDiff([Início Estimado da Linha de Base];[Data de status])/ProjDurValue([Duração Estimada da Linha de Base])*100))) & "%"
Decidido por qual forma utilizar, customize um campo texto com uma das fórmulas acima.
Feito isso, você deve alterar a "Data de status" do projeto com a data que você quer identificar qual a evolução da atividade ou do projeto.
Agora, você poderá analisar o percentual de evolução planejado para a atividade, verificar e apontar a evolução real no campo "% concluído".
Você pode, inclusive, customizar outros campos para mostrar um indicador gráfico (isso será objeto de outro post) para evidenciar com cores ou ícones a sua situação real com o planejado.
Ótima dica. Uma dúvida: Funciona no Project 2007?
ResponderExcluirUma pergunta sobre a fórmula do planejado: Onde eu devo inserir essa fórmula apresentada como a segunda forma, utilizando a linha de base?
ExcluirSim. Funciona.
ResponderExcluirBom Dia Marcelo, como podemos calcular o planejado das tarefas, tarefas resumo e geral de forma manual? Tem alguma formula no excel que possamos fazer este cálculo?
ExcluirOlá, mas não há o campo "Término Estimado da Linha de Base" no Project 2007?
ResponderExcluirNo 2007 você podepelo campo "Término da Linha de Base" que funciona no mesmo jeito.
ExcluirBom dia Marcelo.
ResponderExcluirComo faço para que calcule o % das tarefas Resumo?
Vou reformular a pergunta.
ExcluirComo faço para que calcule o % das tarefas Resumo com o mesmo critério do Cálculo do % concluído (coluna existente) das tarefas resumo? Não sei se consegui explicar minha necessidade.
Olá Felipe, entendi a sua necessidade sim.
ExcluirAo definir o campo personalizado (na tela Campos Personalizados) basta que você selecione a opção "Usar Fórmula" no item "Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo".
Há três opções: Nenhum, Acúmulo e usar fórmula. Selecione esta última.
Isso fará com que a fórmula seja usada para as tarefas resumo.
Marcelo
Acredito, Marcelo, que a pergunta do Felipe tenha sido: Como fazer para que as tarefas de resumo da coluna de % Física Concluída sejam calculadas, já que o valor fica zerado? Como não se trata de um campo personalizado, não existe a opção que vc indicou. Se souber como, por favor, compartilhe, pois não consegui.
ExcluirEnio, não é isso não. O % Física concluída, sendo um campo nativo do Project, já faz esse acúmulo. O problema é, realmente, com as fórmulas. Se vocÊ não informar que quer usar a fórmula nas tarefas resumo, o Project mão calcula mesmo.
ExcluirBoa tarde Marcelo, primeiramente gostaria de agradecer pela explicação.
ResponderExcluirMuito boa.
Consigo extrair no próprio project um relatório gráfico do planejado x concluido?
Obrigado.
Olá Renato.
ExcluirNão de maneira direta. Como o Project não armazena o histórico e nem o percentual de evolução (tanto o planejado quanto o concluído) não é possível fazer esse tipo de relatório.
A única forma possível é você exportar essa informação, para o Excel por exemplo. Para isso, você deve usar os procedimentos para atualizar o % e exportar. Depois, altere a data de status, atualize o status e exporte novamente. Faça esse procedimento até que o % chegue a 100%.
Isso dá trabalho, inclusive se o seu projeto for muito longo e quiser esse relatório semanalmente.
Eu estou desenvolvendo um add-in para o Project que permite fazer isso (exportar e elaborar um gráfico). Mas com a atualização para o Project 2013, vou precisar revisar o add-in antes de soltar uma versão.
Boa tarde Marcelo. Estou iniciando no project e inseri a fórmula de % concluído planejado. Mto obrigada por essa dica. Sou engenheira civil e gostaria de inserir os percentuais concluídos mensalmente, de forma que eu possa armazenar esse histórico, exemplo: alterar a data de status e inserir os percentuais do mês 1, alterar a data de status para o mês 2 e inserir os percentuais concluídos acumulados nesse mês, de forma que fique um histórico de todas as medições. É possível? Muito obrigada.
ExcluirMarcelo, boa noite!
ResponderExcluirTinha outra fórmula aqui para isso, mas muito mais trabalhosa.
Sua alternativa é bem melhor, mas me deparo com o mesmo problema.
Não consigo que o cálculo fique correto, mesmo com a sua fórmula, para quando a atividade tem uma pausa.
Daí aparece coisas do tipo, % concluído planejado = 650%.
Nesse caso em questão, a atividade dura 4 dias, porém passaram 2 dias e vem uma pausa de 13 dias e depois os 2 dias restantes.
Você se deparou com algo similar?
Please, help!
Aurélio
Aurélio,
ExcluirIsso acontece porque a pausa (ou a divisão) da atividade afeta a data final da atividade mas não muda a duração dela, independente da quantidade de dias que você coloca na divisão da atividade.
Uma maneira de minimizar esse problema é você alterar a fórmula. Ao invés de ProjDurValue([Duração Agendada] ou ProjDurValue([Duração Estimada da Linha de Base]) (que verifica a duração da atividade) você pode usar ProjDurValue(ProjDateDiff([Início Agendado];[Término Agendado])).
Ainda haverá uma diferênça, mas não será exibido valor maior do que 100%.
Outra maneira, seria você utilizar o trabalho ao invés de usar datas. Mas, isso só funciona se você planejar o cronograma adequadamente (com recursos).
Marcelo,
ExcluirComo ficaria a fórmula para utilização do trabalho?
Obrigado.
Boa tarde, Marcelo.
ResponderExcluirUtilizo o Project 2007 e estou utilizando a fórmula da seguinte forma:
Int(IIf([Data de status]>[Término da linha de base1];100;IIf([Data de status]<[Início da linha de base1];0;ProjDateDiff([Início da linha de base1];[Data de status])/ProjDurValue([Duração da linha de base1])*100))) & "%"
Definindo a Data de Status como data de hoje, algumas atividades que estão com o % Concluído em 100% e seu Término Programado já passou (Ex.: 28/05/2013), o Planejado está com 0%.
Quando algumas atividades estão com o % Concluído em 0% e seu Término Programado para frente (Ex.: 12/06/2013), o Planejado está com 100%.
O que pode estar errado na fórmula?
Desde já, obrigado.
Fabrício, tentei replicar a sua situação mas não consegui obter os mesmos resultados que você.
ResponderExcluirSe quiser, envie o seu cronograma para o meu e-mail particular (celogc@yahoo.com.br) para que eu dê uma olhada e te dê um retorno.
Marcelo Gomes Correia, MSc, PMP
Boa tarde, Marcelo.
ResponderExcluirmeu nome é João Henrique e sou Analista de Projetos, trabalho com o Project 2010 e estou utilizando a fórmula: Int(IIf([Data de status]>[Término Estimado da Linha de Base];100;IIf([Data de status]<[Início Estimado da Linha de Base];0;ProjDateDiff([Início Estimado da Linha de Base];[Data de status])/ProjDurValue([Duração Estimada da Linha de Base])*100))) & "%"
que foi indicada por você, porém, acontece um problema, em um determinado grupo de tarefas as atividades estão ocorrendo na exata data de planejado e mesmo assim o previsto mostra 4% enquanto o planejado apresenta 28%, poderia me ajudar nesta situação?
Desde já agradeça a atenção!
João Henrique, envie o seu cronograma para o endereço celogc@yahoo.com.br, para que faça uma análise do que está ocorrendo.
ExcluirOlá Marcelo,
Excluirmeu nome é Kleiton e estou com o mesmo problema relatado acima, as tarefas estao ocorrendo na exata data de planejado e mesmo assim o previsto mostra diferente do planejado, sendo mais específico verifiquei que isso ocorre qdo o cronograma tem atividades em paralelo, com isso a Duração real diminui consequentemente diminuindo o % concluído.
Vamos às explicações (que, infelizmente, não resolverão totalmente o problema).
ExcluirÉ o seguinte: o Project, em sua concepção, não possui informações que permitem identificar o % planejado de uma atividade (como escrevi no artigo). O que tentamos é utilizar as informações que ele possui para minimizar essa "falha" (se é que posso chamar assim). Por exemplo, o Primavera possui a informação de % planejado de forma nativa e não temos esse problema.
O que ocorre com a fórmula é que ela toma como base a DURAÇÃO DE UMA ATIVIDADE e vocês poderão alterá-la para utilizar outro atributo do cronograma, para melhorar a informação.
Tenham em mente que prazo e duração são conceitos totalmente diferentes. ok?
Como a fórmula utiliza a informação da duração da atividade, o cálculo está correto.
Porém, se há muito paralelismo ou se há folga (tanto negativa quanto positiva) entre as atividades, pode ocasionar um problema nas atividades resumo do cronograma.
Esse erro sempre ocorrerá quando houver uma diferença entre o prazo da atividade e a duração.
Por isso é relevante ter o conceito da diferença de duração e prazo da atividade e é nisso que o Project não trabalha muito bem.
Vou dar um exemplo: uma atividade X tem uma duração de 3 dias, iniciando em uma segunda e terminando em uma quarta. Então, o prazo dela é de 3 dias também. Nesse caso, a fórmula funcionará corretamente.
Porém, se atividade iniciar em uma sexta, ela terminaria na terça-feira seguinte. Aí, o prazo dela seria de 5 dias (sex, sáb, dom, seg e ter), apesar da duração ser de apenas 3 dias. Aí a fórmula não produzirá o resultado desejado.
E, infelizmente, o Project não possui mecanismo para resolver esse impasse.
Talvez, alterar a fórmula para utilizar a informação de TRABALHO ao invés de duração, ajude um pouco.
Espero ter ajudado um pouco.
Abs
Olá Marcelo,
Excluirobrigado pelas explicações, a fórmula % Planejado realmente bate, até porque qdo é incluído uma tarefa em paralelo a coluna "Duração" não se altera. O problema é realmente no % Concluído resumo. Estou trabalhando em um projeto do eSocial e é um cronograma muito extenso com paralelismos e marcos...a defasagem chega a 6%. Enfim, mais uma vez obrigado !
Kleiton, se quiser, envie o seu cronograma para o meu e-mail pessoal (celogc@yahoo.com.br) e detalhe melhor o seu problema e eu vejo no que posso ajudá-lo.
ExcluirSe quiser, estou à disposição.
Abs
Marcelo
Boa tarde, Marcelo, tudo bem? Meu nome é Fabiane e estou utilizando a segunda fórmula que você passou, porém para as tarefas filhas aparentemente deu certo porque como é começo de projeto até estou adiantada, porém para o projeto como um todo mostra que eu deveria ter concluído 42%, sendo que conclui 25%, o que pode ser?
ResponderExcluirAtt.
Fabiane
Fabiane, se quiser enviar o seu cronograma para que eu o analise melhor, pode enviar para celogc@yahoo.com.br.
ExcluirFelipe.
ResponderExcluirBoa tarde Macelo. tenho a seguinte dúvida:
exportei os dados da coluna custo para o Excel para realizar uma medição, porém o avanço financeiro não fecha com o avanço físico. ex. avanço físico 30% avanço financeiro 28,5%. na medição teria que cobrar 30%, o valor que o avanço físico do cronograma me da. mais o valor que gera não corresponde aos 30% e sim menor.
sabe me dizer porque ocorre isso?
Felipe, infelizmente, sempre haverá uma pequena diferença.
ResponderExcluirVamos lá: não entenda que a fórmula que passei resolve todos os problemas, porque o Project não possui esse tipo de informação (%planejado) de forma nativa.
O grande problema do Project é que o avanço físico leva em consideração os dias das atividades e se há paralelismo, etc. No caso do financeiro, não.
Olá Marcelo, estou testando sua formula e comparando com a forma que eu faço aqui para traçar a curva S planejada. Está dando uma diferença de +-10% entre a fórmula e meu método usual. Meu método é o seguinte, clico em data de status para data fim do projeto e atualizo propositalmente em 100%, depois vou em uso da tarefa e pego o % concluido acumulado e uso para traçar a curva S. E agora, quem está errado?
ResponderExcluirRodrigo, acho que nenhum está errado. Antes de estudar essa fórmula que escrevi, eu realizava os mesmos passos que você. Mas, eu achava que dava mais trabalho. Em meus cronogramas, a diferença é menor e consigo contornar a situação. O problema é que, realmente, o Project não possui uma funcionalidade que faça exatamente o que queremos para fazer a medição.
ExcluirQuer enviar o seu cronograma para ver se eu consigo encontrar algo que possa melhorar a situação para nós? Se quiser, envie para celogc@yahoo.com.br.
Abs
De Rodrigo Matos: Olá Marcelo, obrigado pelas dicas... ajudam bastante!
ResponderExcluirPreciso formular um campo no project e não sei se é possível, já procurei pela internet e não encontrei nada... Eu preciso criar um campo para me informar a % de TRABALHO previsto com base na data de status. Eu atualizo a curva S considerando a ponderação pelo trabalho e quando preciso do previsto tenho que utilizar o campo % trabalho concluido e atualizo todas as tarefas conforme agendado para conseguir a porcentagem. Tem como eu otimizar isso?
Obrigado!
Rodrigo, a fórmula que apresentei não resolve o seu problema? Você tentou usá-la? Eu a criei para isso mesmo, assim o campo customizado é alterado de acordo com a data de status.
ExcluirNão seria melhor usar COTA na formula?
ResponderExcluirBruno, já pensei em usar sim. Mas há um problema: em alguns projetos que gerenciei, toda parte de acompanhamento financeiro ficava fora do Project (ou em uma planilha Excel ou então em algum sistema interno). Nesse caso, não seria possível fazer a fórmula com o COTA, uma vez que os custos não eram informados no Project.
ExcluirHá um caminha alternativo: ao associar o recurso, informar o valor de R$ 1,00 como custo, para qualquer recurso. Assim, o Project pode calcular o COTA e aí sim, a fórmula poderia ser alterada.
Abs
Marcelo
Marcelo, excelente post. Obrigado. essa é uma duvida comum dos usuários de project.
ExcluirPorém gostaria, se possível que me esclarecesse 2 dúvidas acerca do post e do tema:
1 - Utilizando sua fórmula, é gerado uma diferença % nas tarefas resumo;. por que? Ex: no meu projeto, para uma determinada data Status, atualizando conforme agendado, o % é de 59% e com a sua fórmula 56% no resumo do projeto. Por que?
2 - NO project 2013 que já possui relatórios gráficos mais avançados, É possível gerar uma curva S de avanço desses % concluídos acumulados (planejado - sua fórmula VS realizado - % concluído real) numa escala de tempo? ou seja as informações de planejamento e realizados acumulados em forma de curva S gerada no Project mesmo. Eu normalmente uso o excel para essa conversão devido essa ausência da ferramenta de "% concluído da linha de base", porém considero uma análise muito importante
Obrigado!
Olá Bruno. Vamos às respostas. Farei por itens, ok?
Excluir1 - A diferença ocorre porque a fórmula utiliza como referência as datas de início/término para o cálculo. Então, quando há paralelismo, normalmente ocorre essa diferença. Quanto menos paralelismo, menos diferença haverá.
2 - Não. Mesmo com esses novos relatórios isso não será possível. Para gerar a Curva-S com esses percentuais seria necessário que o Project armazenasse os % de evolução para cada data de status e ele não possui essa informação. Por isso é que só conseguimos gerar a Curva-S dos valores de custos e horas. É que essas informações já são armazenadas de forma detalhada (dia, hora).
Infelizmente, vai precisar continuar a usar o Excel!
Qual a diferença entre medir avanço físico com % complete e % work complete?
ResponderExcluirO "% complete" refere-se ao prazo completado de uma atividade e o % work complete refere-se à quantidade de horas realizada na atividade. São conceitos diferentes.
ExcluirOlá, gostaria de saber quais são as colunas correspondentes a ProjDateDiff e ProjDurValue no MS-Project 2013.
ResponderExcluirDesde já agradeço!
Essas colunas que vocÊ citou não são colunas. São funções do MS-Project (quando utilizamos nas fórmulas dos campos personalizados). Essas funções existem também no Project 2013.
ExcluirEssas colunas que vocÊ citou não são colunas. São funções do MS-Project (quando utilizamos nas fórmulas dos campos personalizados). Essas funções existem também no Project 2013.
ExcluirOlá Marcelo, primeiramente obrigado, o controle do planejado ficou 10. Gostaria da sua ajuda no seguinte, para ter uma ideia de comparação com o "completo" já existente no project fica meio complicado, pois a soma dos "summary" fica diferente do planejado devido ao cálculo ser diferente. Como resolvo isto, agradeço muito se me ajudar.
ResponderExcluirAbraços,
Abner, infelizmente essa é uma coisa que não poderemos resolver com o Project. Sempre haverá uma diferença. Em alguns softwares mais sofisticados (como o Primavera) a informação do % planejado é nativa e tudo fica certo. Mas no Project não.
ExcluirOi, Marcelo! Gostaria de saber se você sabe como calcular o % física concluída, pois mesmo alterando para que o cálculo para que seja feito em cima de % física concluída, continua na atividade resumo zerado.
ResponderExcluirSe puder me ajudar.
Obrigada,
Patrícia.
Patrícia, veja primeiro se a fórmula está sendo utilizada na atividade resumo. No campo personalizado há uma configuração para indicar se você deve usar ou não a fórmula do campo nas atividades resumo.
ExcluirBom dia, Gostaria de saber como deixar uma tarefa 100% Concluida automaticamente ao colocar que está com 0 horas restantes, é possivel?
ResponderExcluirProject Pro e WEB do Office 365
Bom dia, por favor, necessito aplicar uma fórmula de soma em uma coluna num Relatório feito por mim no Project 2013. Poderia me ajudar?
ResponderExcluirOi, Marcelo, boa noite!
ResponderExcluirGostaria de parabeniza-lo pela iniciativa de dar este suporte tirando dúvidas.
Aproveito para tirar uma dúvida com você, estou usando no msproject um recurso com o nome de Ponderador onde defino valores como ponderadores para cada uma de minhas atividades. É possível criar um campo onde considere estes valores com o previsto e um outro campo com os valores realizados/projetados?
Bom dia ! Como colocar no percetual concluído números fracionados ? ex.: 10,5 % ...Pois necessito que após inserir os percentual das demais atividades a atividade macro fique fracionada , pois a evolução do meu projeto e suas atividades são muito curtas e não mostra essa evolução fracionada.
ResponderExcluirSim. É possível sim.
Excluirperceba que estou usando a função INT na fórmula. É essa função (INTeger) que faz com que o valor fique sem as decimais, ou seja, só com os números inteiros. Basta adaptar a fórmula e não usar o INT.
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ResponderExcluirEste comentário foi removido pelo autor.
ExcluirBoa tarde Marcelo, Meu nome é Jorge Barra e já apliquei as fórmulas e estão aprovadas, muito obrigado.
ResponderExcluirMas tenho uma dúvida, me fizeram uma pergunta, é possível criar uma coluna com duas informações do tipo avanço "% Físico / % Financeiro", tenho as duas separadas mas um gerente me perguntou se era possível.
Puro capricho, mas fiquei de pesquisar: o resultado seria algo assim: "43% - 29%", no excel seria um concatenar entre fórmulas mas no project não sei, obrigado
Fala Jorge.
ExcluirSim. É possível. Mas, vai exigir conhecimentos sobre algumas fórmulas. Como você possui essas informações separadas, basta você criar uma outra coluna e concatenar (com uma fórmulas) os percentuais. Por exemplo: ColunaA & " - " "ColunaB". Isso deve resolver o seu problema.
Boa tarde Marcelo!
ResponderExcluirMuito boa sua dica!
Tenho uma dúvida: usei a fórmula e deu certo, porém, quando salvei uma nova BL para algumas atividades, o percentual previsto não recalculou mesmo as durações e percentuais realizados estando iguais.
Tem outra fórmula que acerte isso?
Obrigado!
Rafael
Fala Rafael. Dá uma olhada na fórmula: eu utilizo as colunas de linha de base padrão. Como o Project permite salvar várias linhas de base, eu fiz a fórmula para utilizar a linha de base padrão. Para uma nova linha de base, a fórmula deve ser alterada.
ExcluirSe quiser, envia uma copia do arquivo para mim (celogomescorreia@gmail.com) que eu dou uma olhada e te retorno.
Marcelo, eu entendí e quero utilizar a forma usando a Linha de Base, somente não sei onde devo inserir essa fórmula?
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