Três técnicas essenciais para gerenciar o cronograma
Talvez, todos nós concordemos que fazer a gestão do cronograma é uma das atividades mais importantes de um gerente de projetos.
Apresentarei três técnicas que pode nos ajudar bastante.
1a.) Não gerencie as atividades pelo % concluído.
Quando uma atividade é iniciada, o % concluído é ZERO, ok?.
Quando a atividade estiver concluída, o % concluído é de 100%. Essa foi fácil!
Porém, quando uma atividade está em andamento, é um pouco mais complicado. Se um membro da equipe realizou 20 horas em uma atividade de 40 horas, você poderia dizer que a atividade está 50% concluída. Mas será que realmente é isso mesmo?
Só porque a quantidade de horas utilizadas é 50% do total, significa, realmente, que a atividade está 50% concluída?
Normalmente não!
O gerente de projeto pode solicitar aos membros da equipe para que informem o percentual concluído da atividade, mas a resposta é, geralmente, muito arbitrária. Se um membro da equipe diz que a atividade está 60% concluída, como é que você realmente saberá se é verdade? Como você saberá se a atividade não está 58% ou 62% concluída?
2a.) Gerencie o cronograma pela data de conclusão.
A melhor maneira de obter as informações que você precisa é perguntar ao responsável pela atividade "Quando o trabalho será concluído?" Se o cronograma mostra que uma atividade deve ser concluída na sexta-feira e ela ainda está finalizada, não pergunte ao responsável qual o percentual concluído. Ao invés disso, pergunte "Quando o trabalho será concluído?"
Esta pergunta lhe dá informações concretas que você pode utilizar em seu cronograma e, ao mesmo tempo, você obtém do responsável um comprometimento com a nova data informada.
3a.) Obtenha uma apoio externo para a revisão do cronograma, periodicamente.
Às vezes, o gerente de projeto pode ficar muito confortável (ou muito desconfortável) na forma como o projeto está progredindo. Em muitos casos, faz sentido ter um apoio externo para avaliar os processos de gerenciamento de projeto que estão sendo utilizados e verificar se o projeto está progredindo conforme o esperado. Esse "terceiro" poderia ser qualquer pessoa qualificada, menos o próprio gerente de projeto. Em alguns casos, a organização pode ter um especialista em auditoria interna para essa revisão. Não tenha receio de receber este tipo de ajuda. Uma outra opinião pode no ajudar bastante, naquilo que, às vezes, não estamos enxergando.
O gerente de projeto ou o gerente funcional pode solicitar uma auditoria de projeto como parte de um programa global de gestão da qualidade da sua organização. Em alguns casos, como um projeto de governo, auditorias periódicas podem ser solicitadas como parte do contrato. Em qualquer caso, uma auditoria externa deve proporcionar conforto para os participantes do projeto, verificando se os processos de gerenciamento de projetos estão sendo utilizados, se são eficazes e, além disso, identificar se o projeto parece estar no caminho certo.
Às vezes, podemos nos surpreender com o relato!
Talvez, todos nós concordemos que fazer a gestão do cronograma é uma das atividades mais importantes de um gerente de projetos.
Apresentarei três técnicas que pode nos ajudar bastante.
1a.) Não gerencie as atividades pelo % concluído.
Quando uma atividade é iniciada, o % concluído é ZERO, ok?.
Quando a atividade estiver concluída, o % concluído é de 100%. Essa foi fácil!
Porém, quando uma atividade está em andamento, é um pouco mais complicado. Se um membro da equipe realizou 20 horas em uma atividade de 40 horas, você poderia dizer que a atividade está 50% concluída. Mas será que realmente é isso mesmo?
Só porque a quantidade de horas utilizadas é 50% do total, significa, realmente, que a atividade está 50% concluída?
Normalmente não!
O gerente de projeto pode solicitar aos membros da equipe para que informem o percentual concluído da atividade, mas a resposta é, geralmente, muito arbitrária. Se um membro da equipe diz que a atividade está 60% concluída, como é que você realmente saberá se é verdade? Como você saberá se a atividade não está 58% ou 62% concluída?
2a.) Gerencie o cronograma pela data de conclusão.
A melhor maneira de obter as informações que você precisa é perguntar ao responsável pela atividade "Quando o trabalho será concluído?" Se o cronograma mostra que uma atividade deve ser concluída na sexta-feira e ela ainda está finalizada, não pergunte ao responsável qual o percentual concluído. Ao invés disso, pergunte "Quando o trabalho será concluído?"
Esta pergunta lhe dá informações concretas que você pode utilizar em seu cronograma e, ao mesmo tempo, você obtém do responsável um comprometimento com a nova data informada.
3a.) Obtenha uma apoio externo para a revisão do cronograma, periodicamente.
Às vezes, o gerente de projeto pode ficar muito confortável (ou muito desconfortável) na forma como o projeto está progredindo. Em muitos casos, faz sentido ter um apoio externo para avaliar os processos de gerenciamento de projeto que estão sendo utilizados e verificar se o projeto está progredindo conforme o esperado. Esse "terceiro" poderia ser qualquer pessoa qualificada, menos o próprio gerente de projeto. Em alguns casos, a organização pode ter um especialista em auditoria interna para essa revisão. Não tenha receio de receber este tipo de ajuda. Uma outra opinião pode no ajudar bastante, naquilo que, às vezes, não estamos enxergando.
O gerente de projeto ou o gerente funcional pode solicitar uma auditoria de projeto como parte de um programa global de gestão da qualidade da sua organização. Em alguns casos, como um projeto de governo, auditorias periódicas podem ser solicitadas como parte do contrato. Em qualquer caso, uma auditoria externa deve proporcionar conforto para os participantes do projeto, verificando se os processos de gerenciamento de projetos estão sendo utilizados, se são eficazes e, além disso, identificar se o projeto parece estar no caminho certo.
Às vezes, podemos nos surpreender com o relato!
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